Les documents comptables indispensables pour un commerçant

Pourquoi faut-il établir et conserver les documents comptables ?

Il faut établir et conserver les documents comptables pour deux raisons. 

La première est d’abord dans l’intérêt de l’entreprise elle-même. En effet, elle pourra mesurer sa santé financière et faire des prévisions (se projeter). Les différents documents comptables donnent visibilité sur les transactions réalisées en faveur de l’entreprise ou en faveur d’autres structures.

Ensuite, établir et conserver les documents comptables lui permettront de répondre aux exigences légales en la matière. 

Documents comptables importants

1. Livre d’inventaire

Un inventaire est un document qui répertorie tous les articles passifs et actifs, indiquant pour chacun leur valeur et leur quantité à la date de l’inventaire. Ce document n’est plus obligatoire à compter du 1er janvier 2016, mais de nombreuses entreprises le produisent encore car il facilite les formalités liées à la fermeture d’un compte.

2. Livre-journal

Le livre-journal établit de façon chronologique les transactions effectuées au sein de l’entreprise. Il reprend la date de chaque opération, les comptes débités, ceux à créditer. 

Il est régi par l’article R123-174, qui dit ceci : « Les mouvements affectant le patrimoine d’une entreprise sont enregistrés au jour le jour pour un journal.

Tous les registres comptables indiquent l’origine, le contenu et l’affectation de chaque donnée, ainsi que les références au document d’accompagnement.

Les transactions de même nature, effectuées au même endroit et au cours de la même journée, peuvent être résumées dans un seul document d’accompagnement. »

3. Le grand-livre

Le grand-livre contient l’ensemble des comptes dans lesquels on enregistre toutes les transactions. Il fournit un aperçu des opérations de même nature. Il s’agit donc d’un journal de toutes les activités financières de l’entreprise. Désigne les contrôles fiscaux.

Depuis le décret n° 2014-1063 du 18 septembre 2014, le livre n’est géré que de façon dématérialisée.

4. Les comptes annuels

Les informations fournies par les livres comptables permettent d’avoir une image fidèle de la situation financière de l’entreprise.

l’article L123-12 du Code de commerce : « Tout commerçant doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable ».

Lors de la clôture des comptes, une entreprise doit être en mesure de se faire une image fidèle de sa situation financière. Cette règle ne s’applique pas aux microentreprises.

Le compte de résultat

Il résume tous les revenus et dépenses de l’année. Il est important d’estimer et communiquer le résultat d’exploitation et le résultat financier pour obtenir :

• Le résultat courant
• Le résultat net d’impôt

Bilan

Il s’agit d’une photo du patrimoine de l’entreprise. Il fait état des actifs et les passifs à la fin de l’année à la clôture de l’exercice :

Les actifs :

• Les immobilisations 
• Les stocks de marchandises 
• Les créances 
• L’état de la trésorerie

L’annexe comptable

C’est un document qui a pour vocation de commenter et compléter les informations disponibles sur le bilan ou le compte de résultat. Il fournit principalement des informations sur les évolutions susceptibles d’affecter les comptes de l’entreprise, en fournissant des informations plus détaillées pouvant affecter l’évolution du chiffre d’affaires, les événements qui ont affecté la vie sociale de l’entreprise, les arrangements entre l’entreprise et ses dirigeants.

Ces documents doivent être conservés 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.